#Evento, #Meta, #Éxito

Post de Mercedes Mosquera

Organizar un evento ¡no es fácil! Se necesita una buena formación.

Cuando seamos capaces de responder a estas cinco preguntas: qué?, cuándo?, dónde?, por qué o para qué? y cómo? entonces y sólo entonces, estaremos preparados para planificar el #evento que nos llevará a la #meta y ésta hará que alcancemos el #éxito.

Un evento es un acto de comunicación que se celebra “en vivo y en directo”, ¡de ahí la complejidad!

Un evento mal organizado desacreditará a todos los implicados.

Cualquiera que haya preparado una ceremonia, como puede ser su propia boda, sabe lo estresante que puede llegar a ser organizar un evento. Incluso una simple fiesta puede provocar dolores de cabeza. Siempre hay discrepancias sobre la fecha, la hora y el lugar, listas y más listas de comida y bebida, invitados que fallan o se presentan a última hora… Al final, ¡un caos!

Aprender a organizar eventos es cuestión de formación y experiencia. Los más veteranos sortean con elegancia los imprevistos y las dificultades sin dejarse dominar por los nervios, pero su responsabilidad es mucho mayor que la que supone organizar un evento personal. ¡Hasta los imprevistos deben estar previstos!

¡Atención emprendedores: una buena formación crea empleo!

La lista  de eventos es inagotable: congresos, cursos, jornadas, viajes, conferencias, lanzamientos de productos, campañas de publicidad, ferias de muestras y un largo etc. Por ello, dependiendo del tipo de evento, del alcance del mismo y de la cantidad prevista de asistentes, las acciones para lograr los objetivos son más complejas. ¡Es necesaria una formación especializada!, aunque algunos piensen que no. ¡Se equivocan!

De lo que he aprendido en clase - que ha sido mucho y de forma muy amena - me quedó claro que:

1) La planificación es el antídoto perfecto para prevenir cualquier tipo de problemas. “Una idea mediocre bien producida puede significar un evento eficaz muy aceptable, mientras que una idea brillante mal producida puede tener consecuencias desastrosas en la imagen de la marca y sus objetivos. La planificación es pues necesaria para controlar el riesgo. Los clientes quieren eventos efectivos".

2) Tanto la investigación, en la que se analizan todas las propuestas, como la labor de asesoría, en base a los conocimientos y experiencia, son esenciales a la hora de modificar o matizar los aspectos que se consideren necesarios y siempre encaminados a unos buenos resultados.

3) La creatividad debe ser siempre un aliado a la hora de planificar un evento, pero más aún si el presupuesto es acotado. Con ideas originales se puede llamar la atención de los invitados, no en relación a la inversión, sino en cuanto a los recursos utilizados para sorprender.

4) Los tiempos son muy importantes. Contar con una buena agenda de proveedores es imprescindible para el organizador de eventos. Tener todos aquellos contactos a los que podamos acudir, no importa la hora ni el tiempo de que dispongamos, es un seguro para nuestro evento.

Cabe destacar que:

- Para una empresa o institución un evento aporta valor, impulsando la marca, haciendo que destaque sobre las demás.

- Conseguir patrocinadores no sólo sufragará los gastos sino que también los añadiremos al entusiasmo del evento.

- Ir más allá del evento. Pensar más allá de los límites, grabarlo en vídeo para un alcance mayor. Después de finalizado, ¡¡el evento continúa!!

- Para nuevos negocios que tengan planeadas nuevas aperturas o que gasten dinero en campañas locales de publicidad: ¡¡Un evento es una oportunidad de marketing!!

¡Los eventos son un gran trampolín para las campañas!