Acto de clausura del curso de protocolo y comunicación. Discurso de los alumnos

El acto de clausura del VII Curso de Especialista en Protocolo, Comunicación e Imagen Corporativa se celebró en la Universidad de A Coruña. El decano de la Facultad de Comunicación, Luis Herández, presidió el acto, en el que también participaron la directora del curso, Olga Casal, y el ponente invitado, José Gerardo Fernández Bragado, director de Intereconomía Radio.
Tras recibir sus diplomas, los alumnos Nadia Vicente y Álvaro Pardo pronunciaron una palabras en representación de sus compañeros. El que sigue es el texto íntegro:

NADIA

Señor decano de la Facultad de Comunicación, Señor Don José Gerardo Fernández Bragado, directora, compañeros y compañeras… Buenos días.

Hoy nos toca a nosotros dar la lección en representación de todo el grupo.

Estamos un sábado más en esta facultad, pero esta vez menos temprano que de costumbre, lo que es de agradecer, como llevamos haciendo desde el pasado mes de marzo.

Hoy, 3 de junio de 2017, hemos venido a cerrar un año académico más, y ya es el 7º para este Curso de Especialista en Protocolo, Comunicación e Imagen Corporativa.

Siete años de magníficos profesionales y docentes que han sabido, una vez más, transmitirnos todos sus conocimientos en las distintas materias. Siete  años en los que seguro habréis recibido a muchos alumnos capaces de haber preparado un discurso infinitamente mejor que el nuestro.

Pero también siete años en los que seguro habréis sumado anécdotas con nuestra presencia, porque al igual que en esta promoción, habrán llegado aquí personas de distintas áreas profesionales y geográficas, con diferentes personalidades y preferencias, pero claro está, con un interés común, que nos ha traído cada fin de semana con gusto a ampliar nuestros conocimientos en la materia que ocupa este curso.

Todos pertenecemos a la séptima promoción, y en un arrebato de originalidad, nos aventuramos a mencionar  los siete tips de un buen EXPERTO EN PROTOCOLO

1- Nociones básicas de arquitectura.

Y aquí es donde dos de nosotros sobresalimos en formación, ¿verdad Manuel? Y sí, un experto en protocolo tiene que tener claro que una casa no se empieza por el tejado y que, claramente, la base de una construcción sólida está en los cimientos. Pues en la organización de eventos sucede lo mismo, nuestros cimientos son los objetivos del acto, y a partir de ellos, saldrán los pilares y columnas que soportarán la estructura general del evento.

 ÁLVARO

2- Sacar al gallego que todo especialista en protocolo lleva dentro, aunque pertenezca a la mismísima  Hermandad de Triana.

No solo un profesor ha hecho mención a este tópico, pero hay que reconocer que los gallegos tenemos la fórmula mágica y la capacidad inigualable de contestar correctamente dejando a nuestro interlocutor sin réplica. Así es nuestro “depende”, esa fórmula mágica,  esa palabra que sirve para responder a prácticamente el 80% de las preguntas que puedan surgirnos durante la organización de cualquier acto.

NADIA 

3- Tener las matemáticas frescas.

Un experto en protocolo tiene que tener siempre clara la definición de las “magnitudes inversamente proporcionales”. Porque como bien nos han enseñado, la magnitud de los problemas que crea un invitado durante el acto, será inversamente proporcional a la posición de importancia que ocupe en la presidencia del mismo, esto es: “el que es importante no crea problemas y el que los crea no es tan importante…”

 ALVARO

4-  Keep Calm and, take it easy!

Habrá situaciones en nuestra vida laboral en la que los invitados, superiores o compañeros nos saquen de nuestras casillas. Cuando se dé esa situación, recordad las recomendaciones de Mar Castro para antes de subir a la palestra, apretad los puños fuerte e id soltándolos poco a poco, respiración diafragmática, inspirad por la nariz y expirad por la boca o simplemente, si es posible, iros a dar un paseo.

NADIA

5-  Ojo al momento “Comercio y Bebercio”, no pequemos de gula.

En todo acto que se precie, lo que más gusta y lo que en ocasiones más conversaciones fructíferas genera es el ya famoso momento “del comercio y el  bebercio”, tantas veces pronunciado por Olga en clase. Pero cuidado, Rafael Vidal nos recalcó en nuestra visita a la Diputación que no es necesario recurrir siempre a un picoteo, aunque en una ocasión, unos cafés y unos churros le hicieron perder toda su credibilidad.

ÁLVARO

 6- Ser cauteloso.

Hay que tener cuidado con absolutamente todo, un simple escenario descuidado, nuestra postura, nuestra vestimenta… TODO COMUNICA, y no sabes cuando algo puede sacarte los colores. Chicos hay que ser comedidos, y recordad, ¡MENOS ES MÁS!

NADIA

7- El tiempo.

Olga nos enseñó que el tiempo es una de las herramientas más importantes a la hora de organizar un evento. Saber gestionarlo es un don que muy pocos poseen. Muchos se dedican a malgastarlo, pero como alguien dijo alguna vez, “la puntualidad es el respeto por el tiempo ajeno”.

Ya sabemos que la puntualidad en nuestro país brilla un poco por su ausencia, pero debemos controlarlo, aunque en clase ya nos hayan recriminado 10 minutillos más del café.

 ÁLVARO

Dejando atrás este momento de creatividad, la verdad es que hemos sido afortunados por haber encontrado esta oferta formativa, y desde esta posición, queremos y debemos agradecer al Aula de Comunicación y a la Universidad de A Coruña por crear y apostar por esta iniciativa.

Es increíble ver como pasan los meses cuando se está bien, a pesar de que, con el permiso del señor decano, las sillas del aula 2 no son demasiado ergonómicas, pero no hablamos de comodidad física, en este caso nos referimos a algo mucho más global.

Nuestra querida Olga nos advertía a principio de curso con un tono entre jocoso y amenazante: “de este curso han salido parejas, pero también se han roto, se han creado amistades e incluso relaciones profesionales”. Ojalá esto último suceda. Lo que sí  está claro es que, no solo ha sido un placer disfrutar de la presencia de un equipo docente de esta categoría, también lo ha sido compartir más de ocho horas semanales con nuestros compañeros, que han añadido valor al curso con sus experiencias y, como no, con su amistad. Un intangible que, junto con todos los conocimientos adquiridos, siempre recordaremos.

Muchas gracias, de corazón a todos nuestros profesores de estos meses, a nuestros compañeros y, por supuesto, a Olga por coordinar esta actividad con tanto cariño y entusiasmo.

Sólo nos queda recordar que “no hay meta inalcanzable, sino gente que se cansa a mitad de camino”. Nunca abandonéis el entusiasmo que os caracteriza y, por supuesto, ¡QUE VOLVAMOS A VERNOS!

GRACIAS

MUCHAS GRACIAS

NADIA AL FINAL DE LOS APLAUSOS DICE ALGO COMO: “Ahora nos gustaría entregarle a Olga un pequeño detalle por su trato con nosotros”

La gestión del tiempo en la organización de eventos. Una experiencia personal

Post de Mónica Bastos

La Real Academia Española define la palabra tiempo como la “Magnitud física que permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro, y cuya unidad en el sistema internacional es el segundo.” He de añadir, como organizadora de eventos, que el tiempo es tu mayor adversario. Como no lo controles, el evento, cualquiera que sea, sufrirá al igual que tu marca.

Estoy totalmente en desacuerdo con la frase “cuantas más horas se dediquen a la organización del evento, mejor saldrá”. Cualquier evento requiere para su organización un periodo de tiempo que debe de ser gestionado satisfactoriamente.

Es primordial cumplir tajantemente las programaciones establecidas a través de las siguientes herramientas: un calendario de gestión de tiempos, un plan de gestión de tareas si trabajas en equipo, un plan de redes y un plan de comunicación. La experiencia ayudará a que estas programaciones sean lo más realistas posible. Tampoco debemos olvidarnos de dejar un partida en el plan de gestión de tiempos para lidiar con urgencias. ¡Murphy está ahí acechando y los días no aumentan sus horas!

He sido la responsable de secretaría técnica de dos ediciones del mismo congreso. El tiempo dedicado al primero fue un 40% mayor que el segundo y no por ello salió mejor. Desde el área de la que fui responsable la mejora se realizó en la gestión del tiempo: saber distinguir entre importante y urgente, y delegar.

En ambos congresos se creó un calendario de gestión de tareas que ayudó a marcar la línea en la organización. No se cumplió plenamente y se convirtió en un reto a conseguir en la siguiente edición, ya que las tareas que sí siguieron su programación se cumplieron excelentemente y se notó la diferencia en comparación con ediciones previas . Las primeras acciones que se llevaron a cabo desde secretaría fueron las importantes, esto permitió el desahogamiento de estrés creado por las acciones urgentes. Había tiempo para hacerles frente.

El calendario de gestión de tiempos también ayudó a identificar la necesidad de personal de apoyo.

Cuando las acciones se reparten entre diferentes agentes son importantes las reuniones, al menos semanales, de puesta a punto. Esto permite estar al día de las acciones de tus compañeros y,  también, desatascar con cierta agilidad problemáticas, que si no fuera por soluciones proporcionadas en estas mini reuniones, se enquistarían. Debido a que la mayoría del equipo tenemos otras funciones, estas reuniones de puesta a punto se realizaban los lunes previos al comienzo de la jornada laboral y tenían una duración de entre 20 y 30 minutos. Espacio de tiempo ideal para que no haya dilaciones. Me gustaría indicar que dependiendo del estado del proyecto, la lideración del mismo iba pasando a diferentes miembros. Es decir, los miembros del comité ejecutivo lideraban en el proceso de creación del programa, seguidos por los miembros de finanzas. Una vez el programa y las finanzas estuvieron encauzados, fue secretaría quien tomó las riendas tanto de la parte técnica como de la parte de comunicación.

Es importante que los miembros del equipo lleven adelante la parte en la que se han comprometido y ayuden a sus compañeros cuando no ponga en riesgo sus funciones. Las reuniones semanales ayudan a identificar las áreas comprometidas y realizar un esfuerzo en conjunto para su subsanación. Nuevamente, hablamos aquí del ahorro del tiempo. A veces, no es tu ayuda individual la que puede solventar el problema de tu compañero. Cuando hay un equipo hay una responsabilidad en conjunto.

Todo lo apuntado en los párrafos anteriores ayuda a gestionar el tiempo previo al comienzo del evento. Durante el acto, el tiempo marca el éxito del mismo y la escaleta o cronograma es una herramienta imprescindible que debe seguirse exhaustivamente.

El evento comienza por las acreditaciones; es imprescindible que haya un número suficiente de asistentes en este momento crítico. La inauguración, bajo ningún concepto, deberá retrasarse debido a la acreditación. Un buen comienzo augura un mejor final. Otro factor fundamental es el control de tiempos durante el evento. La organización debe de ser muy puntillosa con los conferenciantes sobre la importancia del respeto a los tiempos y deberán apuntar a un controlador que informe al conferenciante sobre la finalización de su conferencia. Que un conferenciante se explaye significa, por un lado, la falta de respeto hacia los otros conferenciantes que tendrán que, en consecuencia, reducir su intervención, y por otro lado, el aburrimiento de los asistentes, por tan larga charla.

El tiempo existe y marca la diferencia de tu acto. ¡Tenlo en cuenta!

Ceremonial y Protocolo, una colección que se presenta en la Feria del Libro de Madrid

El sábado 10 de junio a las 10 de la mañana se presentará en la Feria del Libro de Madrid la colección "Ceremonial y Protocolo", que consta de 35 volúmenes especializados en diferentes aspectos de esta disciplina.

A continuación, los autores firmarán sus libros en la caseta 207 de Editorial Síntesis.

La colección está dirigida y coordinada por la catedrática de la UNED Dolores del Mar Sánchez, que presentará la colección junto a Olga Casal, María Gómez y Carlos Medina, además del representante de la editorial.

Los libros publicados se pueden adquirir en diferentes formatos a través del siguiente enlace:

Colección Ceremonial y Protocolo (Editorial Síntesis)

¿Qué papel juega la imagen gráfica en la organización de un evento?

 

Post de Maribel Fernández

¿Qué papel juega la imagen gráfica en la organización de un evento? Sin duda alguna, la comunicación visual es clave para dar forma y visibilidad a actos de toda índole. Ya sea una Entrega de Premios, un Team building o una convención, contar con una marca gráfica es una solución sencilla y de bajo coste que se rentabilizará al 100%.

La creación de esta marca añade relevancia al acto y nos ayuda a alcanzar el objetivo del acontecimiento transmitiendo la personalidad de la entidad organizadora y la suma de ideas y mensajes que queremos que quede grabada en la mente de nuestro público. Por esta razón, debemos confiar su creación a profesionales como diseñadores gráficos o agencias de comunicación.

La marca debe estar dotada de originalidad, creatividad y capacidad de crear impacto a través del uso de colores, tipografía e imágenes. Además, debe ser versátil para aplicarse en distintos formatos impresos y digitales, ya que explotaremos su uso de principio a fin. Un evento, en sí, tiene una vida corta, pero la imagen es la que se perdura en el tiempo.

Antes, durante y después

Para empezar a publicitar el evento, su identidad encabezará las invitaciones, ya sean en papel para enviarse por correo o en formato digital para ser enviados por email. También estará presente en toda la cartelería; en ella se añadirá la información relevante, como el tipo de evento, la fecha y lugar. Se ubicará en sitios físicos estratégicos y/o en medios digitales, como la web del organizador y redes sociales.

Una vez llegado “el día D”, el poder de la imagen gráfica se maximiza y se convierte en uno de los protagonistas, crear escenarios en los que tendrán lugar las experiencias de los asistentes, personalizando el ambiente y los espacios.

Para delimitar las zonas, aplicaremos la imagen en elementos de señalética. Estos pueden ser puestos tanto en interior (roll up, photocall, vinilos, etc.) como en exterior (banderolas, totems, carteles, etc.) Si contamos con un escenario podemos usar un plotter en cartón pluma como fondo, decorar la mesa presidencial o el atril de intervenciones.

 

Podemos identificar y distinguir a los invitados/participantes, al equipo humano organizador y a los ponentes (en caso de congresos, por ejemplo) con credenciales diferenciadas por colores. También imprimiremos nuestro branding de evento en el programa del acto o figurará en la app del mismo.

Y como cierre del evento, entregaremos material gráfico de apoyo, como un catálogo comercial, una memoria institucional o regalos de tipo merchandising etc. Existe todo un sinfín de posibilidades que ayudarán a que nuestra marca  se luzca y deje huella.

Por tanto, contar con la imagen gráfica que identifique a nuestro evento, no solamente le da presencia, sino que lo fortalece, sirve como herramienta de organización y, fundamentalmente, mejora la experiencia.

Los eventos en el marketing experiencial

Post de Silvia Romero

En un mundo en que los consumidores están saturados de mensaje publicitarios y promociones de marketing, mensajes que se transmiten de una manera unidireccional, de la empresa hacia las masas en un monólogo que no admite respuesta, no podemos negar la importancia y el éxito que están adquiriendo las nuevas herramientas de comunicación que consiguen transmitir el mismo mensaje, pero de una manera mucho más atractiva y agradable para el consumidor.

Esta efectiva forma de comunicación, se consigue con las IMC (Comunicaciones de Marketing Integradas), que tratan de coordinar de forma efectiva todas las herramientas de comunicación dentro del mismo programa de marketing, para maximizar el impacto del mensaje.

Una  herramienta útil para una estrategia de comunicación efectiva son los eventos, que podríamos definirlos como  “Actos presenciales – organizados y planificados dentro de la estrategia de comunicación de marketing de una organización – con el fin de trasladar un mensaje sobre sus productos, marcas o sobre la propia organización, a un público objetivo, para provocar una respuesta, o para reforzar, crear o modificar una actitud, a partir de la experiencia del público”. (Galmés, 2010).

Por tanto, los eventos de comunicación de marketing son una herramienta importantísima para el marketing experiencial. Debido a la interacción que permiten, utilizando la experiencia para comunicar el valor de marca, crear nuevas o mejores relaciones interpersonales,  probar y vender productos, se han incrementado notablemente el número de eventos de marketing para atraer al consumidor de una manera no invasiva, diferente y mucho más seductora, ya que le da la oportunidad de formar parte una experiencia atractiva.

Esta experiencia que se lleve el consumidor será el resumen de cómo el público objetivo habrá entendido el mensaje  del evento, lo que condicionará sus comportamientos con respecto a la organización. Por ello, y cada vez más, las organizaciones se dan cuenta de los beneficios que las relaciones interpersonales con sus públicos les reportan, entendiendo la importancia de los eventos como experiencia de marca y dándole mayor protagonismo a la realización de eventos corporativos.

A través los eventos corporativos, definidos como “actos en vivo organizados en función de los intereses comerciales o empresariales de la organización para trasladar un mensaje a un público concreto y provocar una reacción”, conseguimos esta interacción, que ha de ser positiva, con el consumidor. Son comunicación en vivo.

Desde el punto de vista de la organización de un evento, debemos procurar que la experiencia no solamente transmita el mensaje deseado de forma positiva, sino que además sea una experiencia única, que el consumidor se involucre y participe en el evento activamente. Que lo seduzca, lo disfrute y, posteriormente, lo recuerde. Y que lo cuente.

Pero para que el evento tenga el éxito esperado, debe cuidarse hasta el más mínimo detalle. Nuestro público objetivo sólo tendrá una primera impresión de nuestro evento, de nuestro producto, nuestra marca, en definitiva de nuestra organización. Y por ello, debemos cuidar los detalles, pues serán los que nos ayudarán a transmitir el mensaje deseado. No está de más recordar que lo que no emociona, no se recuerda. Y para emocionar,  todo cuenta: el lugar de celebración, la amabilidad del personal, el decorado acogedor, la ordenación de las personas, los colores agradables, la iluminación, la música,… todo cuenta, porque todo comunica.

Absolutamente todo en un evento está pensado para trasmitir un mensaje, y para llegar al público, para llegar a las personas. Porque nuestro público, nuestros consumidores, son personas, que se aburren, se alegran, se contienen, se involucran, se divierten,  sienten: se emocionan.

De ahí que la clave del éxito de un evento, sea aquel en el que el público entienda nuestro mensaje, pero donde no es un mero espectador, sino que se sienta  protagonista, que lo cautivamos y logramos que participe en la experiencia con todos los sentidos. Que no se le olvide fácilmente porque ha vivido una buena experiencia.

Cada evento es único e irrepetible, y la experiencia de vivirlo, emocionar al público por  formar parte de él, crear un recuerdo positivo transmitiendo el mensaje que deseamos a través de un impacto emocional, será lo que logre provocar una reacción positiva en nuestro público, y ese debería ser nuestro principal objetivo como organizadores de eventos.

La importancia del espacio y del personal auxiliar en los congresos

Post de Álvaro Pardo

Cuando una gran organización decide poner en marcha un congreso debe delegar gran parte de los servicios a empresas auxiliares, que serán las encargadas de trabajar a su disposición para poder cumplir los objetivos que llevaron a la creación de dicho acto.

Muchos de estos servicios son de vital importancia para el éxito del congreso. Contar con un organizador profesional de congresos (OPC) servirá de gran ayuda para garantizar dicho éxito. Estos expertos han de conocer a la perfección la naturaleza del acto y sus objetivos, planteando el acto orientado a ellos.

En muchas ocasiones, este tipo de eventos se trasladan a diferentes ciudades o se celebran periódicamente alternando distintas ubicaciones. Cuando esto sucede, es importante trasladarse y conocer las instalaciones que se pretenden alquilar para la celebración y ver si se pueden adaptar a las necesidades del acto.

A día de hoy, son muchas las posibilidades que existen para transformar un ambiente a las necesidades del cliente organizador. Hoteles de negocios, palacios de congresos o pabellones multiusos son espacios que pueden resultar muy versátiles (gracias a muchas horas de trabajo, inversión y tiempo), tanto como el cliente necesite y su presupuesto se lo permita.

El espacio no es el único factor que se debe subcontratar en estos casos. El personal auxiliar de congresos, es decir los azafatos y azafatas, cumplen un gran papel durante el transcurso del congreso. De ellos también depende el éxito del evento y es por eso que han de conocer a la perfección las funciones de los distintos puestos, horarios, protocolos de actuación y, obviamente, el espacio, sus características y las adaptaciones realizadas en el mismo para dicha ocasión.

Si se trata de un gran congreso, que se realiza en una ciudad desconocida por los organizadores, ya no solo es necesario que visiten el lugar de celebración previamente, sino que también es muy importante que cuenten con personal local, es decir, con azafatos que conozcan esas instalaciones, que tengan experiencia y puedan manejarse a la perfección, o incluso aportar conocimiento e ideas a los organizadores sobre cuestiones relacionadas con el espacio.

A día de hoy, es muy frecuente encontrar agencias de azafatos en ciudades que cuentan con un volumen anual de congresos y eventos alto, por lo que serán una gran herramienta para los organizadores.

El personal auxiliar en congresos va más allá del azafato de sala, su papel puede llegar a ser crucial en ciertos ámbitos de la organización durante el transcurso del evento. Filas de acreditaciones, inscripción a talleres, entrega de obsequios, gestión de datos, sitting en salas o cenas de clausura, son muchas de las funciones que se delegan en estos equipos de profesionales, por lo que será de crucial importancia que la comunicación entre los organizadores y el personal subcontratado sea clara y directa para evitar situaciones que desmerezcan el evento.

Por tanto, si un evento se traslada a otra ciudad será muy importante estudiar a conciencia las instalaciones para poder elegir aquella que mejor, o más fácilmente, se pueda adaptar a las necesidades. También será de gran ayuda subcontratar los servicios auxiliares más importantes a empresas locales, que conozcan las instalaciones o que hayan trabajado anteriormente en ellas y que puedan aportar valor al acto de alguna manera.

No hay que olvidar que en un evento, todo se convierte en una herramienta de comunicación, por lo tanto, un espacio bien gestionado en el que el personal trabaja de forma colaborativa y organizada (ya sean personal propio o subcontratado) crea una imagen cohesionada y fluida, que dará una gran impresión a los asistentes y conducirá al éxito del congreso.

Primer paso: briefing

Post de Diego Pazos

A la hora de crear un evento, son muchas las empresas que utilizan una herramienta fundamental para iniciar con buen pie: la creación de un documento donde se recoge toda la información de éstas. Se trata del briefing, una manera efectiva de acercar a la agencia organizadora de eventos la filosofía de la empresa, así como sus métodos de trabajo y su competencia, constituyendo la base desde la cual podremos trazar las estrategias oportunas para alcanzar los objetivos marcados.

Para ello, será necesario seguir una serie de pasos que hagan eficaz el uso de esta herramienta:

•  Situación inicial de la empresa: proporcionando los datos precisos de la organización como son los productos/servicios que ofrece, el target group, imagen de marca, canales de distribución y principales competidores.

• Objetivos que se pretenden conseguir: marcarlos es una ayuda a la hora de centrar todos los esfuerzos en una meta marcada.

• Otros datos de interés como pueden ser la fecha, hora y lugar del evento, el presupuesto, el contenido y programa del mismo, actividades post-evento, datos de contacto, etc.

En concreto, según el tipo de evento, podremos hablar de diferentes tipos de briefing:

• §  Briefing publicitario: incluye toda la información precisa de los elementos esenciales para llevar a cabo una buena campaña publicitaria.

• §  Briefing del producto: recoge la imagen, las características y el entorno y estrategia de venta de los productos/servicios a ofrecer.

• §  Briefing creativo: investiga y presenta las diferentes etapas de la estrategia creativa desarrollada en las agencias de publicidad.

• §  Briefing de proyecto: recopila toda la información fundamental para brindar un punto de partida en la realización de un proyecto.

• §  Briefing analítico: detalla el proceso de investigación y análisis de la idea o proyecto que se quiere exponer.

• §  Briefing de la empresa: explica los puntos relevantes de la organización para un correcto análisis de lo que se pretende realizar.

Es decir, será indispensable que el proyecto esté bien definido, se sepa bien lo que se quiere conseguir, pues esto hará que un evento se realice de forma correcta o incorrecta, lo que convierte al briefing en la clave de cualquier proceso de evento.

¡Cuidado, que te caes de la foto!

Post de María Ulloa

En el mundo en el que vivimos tenemos una sobresaturación de información, nos pasamos el día escuchando la radio, viendo la televisión y sobre todo pegados a nuestros ordenadores, tablets y smartphones. A través de ellos nos llega información ingente de todas partes del mundo; la prensa digital y las redes sociales son una incesante fuente de información, principalmente en forma de  imágenes. Imágenes, imágenes y más imágenes; la fotografía es sin duda la fuente de información más inmediata en estos tiempos en los que nos falta tiempo para respirar. Muchas veces no nos molestamos ni siquiera en leer el pie de foto, pero la imagen ya ha quedado grabada en nuestra retina con tan solo un golpe de vista.

En el mundo de la organización de eventos y el protocolo, nos volvemos un poco obsesos del orden, lo ordenamos todo; nuestro trabajo en gran medida es el de hacer listas, listas de cosas, de tareas, de personas. Ah, pero todas esas listas infinitas han de estar muy bien ordenas. Y diréis, ¿para qué tanto orden?, ¿quién lo puede notar? Pues por supuesto, los cuatro o cinco apasionados del protocolo que hay repartidos por el mundo y todos los demás, también. Aunque quizás no seáis conscientes del desorden vuestro cerebro estará haciendo una interpretación de ese orden sin que seáis conscientes.

Os pondré un ejemplo, ¿quién no ha visto estos días alguna fotografía del saludo de la Reina Isabel II de Inglaterra desde el balcón del palacio de Buckingham por su noventa cumpleaños? Yo, lo primero que hice al verla fue comprobar si finalmente la reina había eliminado a su querido hijo el Príncipe Carlos de la línea sucesoria nombrando a su nieto el Príncipe Guillermo heredero a la corona británica. El pobre Príncipe Carlos, no aparecía en la fotografía, aunque, si estaba allí, no lo vimos.

Para vuestro consuelo, o no, os diré que la línea sucesoria británica no ha cambiado, pero estoy segura de que a muchos de vosotros se os habrá pasado por la mente la misma pregunta. Por lo tanto, parece que el orden que tanto menospreciamos, sí importa y que en este mudo de imágenes es mejor caerse, que al menos saldrás en la portada de todos los periódicos, que caerse…de la foto.

El protocolo en muchas palabras

Post de Fernanda Fernández

            En protocolo no es fácil ceñirse a una única palabra clave. Tal vez, la más representativa  pueda ser la que hace alusión al  orden.  El término “orden” ha sido uno de los más repetidos y de los que más nos han ubicado para ser conscientes de que el protocolo es una disciplina práctica, enfocada y totalmente vigente en el mundo empresarial.

            Pero hay muchos otros vocablos, muy importantes ,que se acoplan perfectamente a la idea de orden/objetivo/protocolo: sencillez, seguridad, sentido común, costumbre, comunicación, inteligencia, dinamismo, disciplina, innovación, mesura, coherencia, discreción, respeto, ritmo, negociación versus imposición…

            Definitivamente no hay nada obsoleto en el estudio y aplicación del protocolo. Es más, no se me ocurre nada más actual para aportarnos confianza y firmeza en nuestro trabajo diario, en nuestra vida cotidiana. No es necesario esperar a la organización de un gran evento, a la reunión con el cliente de nuestros sueños, a una recepción en la Zarzuela, a la boda de nuestra mejor amiga… Protocolo ha de ser una magnifica referencia a la hora de comportarnos en nuestro día a día, en cada una de nuestras relaciones, en el normal devenir de nuestra cotidianidad personal y profesional.

            Protocolo es la búsqueda de un claro objetivo: la excelencia, y no me refiero aquí a “Excelencia” en su acepción de tratamiento de respeto y cortesía que se da a algunas personas por su dignidad o empleo, tal y como nos indica la RAE y que debemos tener en cuenta en organización protocolaria, sino a la búsqueda  de mejora continúa, de ir más allá en conseguir ser mejores como personas y en nuestro trabajo.

            Excelencia que nos han transmitido todos los profesores que componen el claustro del curso de posgrado en Protocolo, Comunicación e Imagen Corporativa, fundamentalmente porque además de las cuestiones técnicas inherentes a la materia, cada uno de ellos, en su medida y con su personalidad, nos han transmitido una disciplina creíble, dinámica  y con futuro. Aquella que nos empuja a ser mejores y a exigirnos más. Un modo de vida , de conducta al que, sin dudar, ¡me apunto ya!. La búsqueda de la excelencia, del sentido común, de comunicar acertadamente, de coherencia (vocablo y concepto fantástico que muy a menudo olvidamos), de ritmo, de autenticidad ordenada, de “inteligencia protocolaria”, termino éste último acuñado en la clase del profesor Juan de Dios Orozco y que particularmente me ha encantado. A cada uno de los actos de nuestra vida profesional (y personal) deberíamos ir inteligentemente preparados, armados para conseguir nuestros objetivos de manera auténtica y natural.

           
 Protocolo es autenticidad, pues, porque, incluso sus artificios, si los hubiera, han de responder a un porqué, a una costumbre o devenir de la Historia, a una poderosa razón que hace que nuestra elección por lo pomposo o lo forzado sea lo justo para ese momento y/o circunstancia.

El protocolo es respeto a los protagonistas y a los que crean y trabajan en cada uno de sus actos, desde el que preside hasta el último de los operarios, tan necesarios para la perfecta ejecución de los  eventos. Es felicidad por el trabajo bien hecho, satisfacción y esfuerzo. Es cultura, conocimiento, no en una, sino en varias disciplinas.

            El protocolo es comunicación, es marketing, es economía, es estrategia, es representación, escaparate de lo que somos y queremos ser, es empresa, es vida, es cultura…

            Decididamente, no hay nada arcaico en el mundo del protocolo, tal vez únicamente aquellos que lo obvian o nos miran con recelo. Ellos son en realidad los antiguos e ignorantes. Y ante esto no cabe citar una de las palabras más repetidas también por nuestros profesores, la que hace referencia al verbo depender, palabra que nos daría para un post enterito y que estoy y segura de que provocará una sonrisa ante mis compañeros de promoción.

            El protocolo es un camino, una guía, libre y actual, no hay ninguna duda.

Cuando el antiprotocolo se convierte en protocolo

Post de Patricia Vior

La semana pasada tuvieron lugar dos festivales, el Festival de Cannes y el Festival de Cans. Es evidente su similitud ortográfica y fonética, pero ¿qué tiene que ver uno con el otro? Sus fechas de celebración coinciden en el calendario y ambos son una gala de premios, la primera de cine independiente y la segunda de cortos de producción gallega. Además, a los dos eventos les da nombre su localización geográfica: por un lado, la ciudad francesa de Cannes y por el otro, la parroquia de Cans, en Porriño (Pontevedra). Sin embargo, mientras el festival  francés destaca por su glamur y su etiqueta, el gallego brilla por la ausencia de éstas.

El festival de Cans, con 13 ediciones, se inspira en las 69 del francés, pero nada tiene que ver su protocolo. Este festival gallego, el cual posee una identidad de marca peculiar, se caracteriza por ser antiprotocolario. La dirección de comunicación diseñó estrategias innovadoras, que llaman la atención, con el objetivo de compartir experiencias entre los participantes y crear trabajo cooperativo (co-working), así como hacer del acto una ventana de exposición (expo-working). Se trata de una estrategia de 360º, basada en narrativas paralelas que cuentan historias de lo que allí pasa.

Este carácter diferenciador conjuga la reivindicación de la cultura de la aldea, “Galiwood”, y la elegancia de lo rural, “Agroglamour”, dejando de manifiesto lo “enxebre”. Así, cuenta con una alfombra, un paseo de la fama llamado “torreiro da fama” y un galardón, una estatuilla con forma de perro (en gallego, can) hecha por un artesano del pueblo con una piedra típica de la zona. Las localizaciones del evento son los prados, las casas, las bodegas y los establos de los propios vecinos, convirtiendo estos lugares en verdaderas salas de exhibición. De esta manera, las instalaciones, cargadas de simbolismo, rompen con la tradición de los festivales cinematográficos, reforzando la identidad de este acto. Además, el transporte utilizado va más allá del product-placement de Audi o Mercedes en las grandes galas, y se emplean vehículos de labranza, el “chimpibus”.

Sus llamativas características lo convierten en un promotor tanto audiovisual como turístico, consiguiendo un impacto en ambos campos. Así, su carácter antiprotocolario hace del Festival de Cans un evento de alta repercusión mediática. Se trata de un caso en el que se le ha dado un giro al clásico protocolo y el resultado ha sido un verdadero éxito. 

Eventos con salas medio vacías

Post de Paula Romero

Dos de los aspectos más importantes que incluyen los eventos responden a las preguntas de ¿cuándo? y ¿dónde?, es decir, el tiempo y el espacio en el que ocurren. Como ya hemos visto en clase, la escenografía juega un papel clave en la comunicación; es el aspecto visual del mismo. Por ello, se deben cuidar todos los detalles que tienen que ver con él: limpieza, orden, luz, distribución de mesas… y el aforo de la sala. ¿A quién no le ha pasado: ir a un evento y encontrarse la sala medio vacía?

A mí me ha pasado ya en dos ocasiones diferentes: estar en una sala con aforo para 550 personas y no llegar ni a las 200. ¿El resultado? Un auditorio visualmente medio vacío, que no medio lleno, porque la sensación que da es más bien negativa, como si el evento no fuera realmente importante, y lo que pasa en realidad es que la capacidad de la sala no era la adecuada. Pero, por otro lado también puede pasar lo contrario y encontrarnos una sala abarrotada, con gente que tiene que quedarse de pie porque no hay sitio para todos, aun habiendo dispuesto sillas adicionales.

Controlar y conocer el número exacto de asistentes es muy complicado. Aun pidiéndolo expresamente, hay personas que no confirman su asistencia o se inscriben a última hora. Esto es algo con lo que hay que contar y cuanto mejor conozcamos el número de personas que van a asistir, en la medida de lo posible, mejor, porque así  evitaremos este tipo de situaciones. 

Pero los imprevistos ocurren siempre y un buen organizador debe tener capacidad de reacción y solución. Ocurrió en ambos casos: para remediar el caso de la sala medio vacía, recondujeron a la gente para que se juntar en la primera mitad de la sala, pudiendo tapar con unos paneles la segunda, y habilitaron rápidamente otra sala a la que nos trasladaron antes de la segunda ponencia.

Se insiste mucho en que tenemos que controlar y predecir lo impredecible, y… ¿qué hay más impredecible que las personas?