Post de Mónica Bastos
La Real
Academia Española define la palabra tiempo como la “Magnitud
física que permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un
pasado, un presente y un futuro, y cuya unidad en el sistema internacional es
el segundo.”
He de añadir, como organizadora de eventos, que el tiempo es tu mayor
adversario. Como no lo controles, el evento, cualquiera que sea, sufrirá al
igual que tu marca.
Estoy
totalmente en desacuerdo con la frase “cuantas más horas
se dediquen a la organización del evento, mejor saldrá”. Cualquier
evento requiere para su organización un periodo de tiempo que debe de ser
gestionado satisfactoriamente.
Es
primordial cumplir tajantemente las programaciones establecidas a través de las
siguientes herramientas: un calendario de gestión de tiempos, un plan de
gestión de tareas si trabajas en equipo, un plan de redes y un plan de
comunicación. La experiencia ayudará a que estas programaciones sean lo más
realistas posible. Tampoco debemos olvidarnos de dejar un partida en el plan de
gestión de tiempos para lidiar con urgencias. ¡Murphy está ahí acechando y los
días no aumentan sus horas!
He sido la
responsable de secretaría técnica de dos ediciones del mismo congreso. El
tiempo dedicado al primero fue un 40% mayor que el segundo y no por ello salió
mejor. Desde el área de la que fui responsable la mejora se realizó en la
gestión del tiempo: saber distinguir entre importante y urgente, y delegar.
En ambos
congresos se creó un calendario de gestión de tareas que ayudó a marcar la línea
en la organización. No se cumplió plenamente y se convirtió en un reto a
conseguir en la siguiente edición, ya que las tareas que sí siguieron su
programación se cumplieron excelentemente y se notó la diferencia en
comparación con ediciones previas . Las primeras acciones que se llevaron a
cabo desde secretaría fueron las importantes, esto permitió el desahogamiento
de estrés creado por las acciones urgentes. Había tiempo para hacerles frente.
El
calendario de gestión de tiempos también ayudó a identificar la necesidad de
personal de apoyo.
.jpg "protocolo, comunicación e imagen corporativa. Universidad de A Coruña")
Cuando las
acciones se reparten entre diferentes agentes son importantes las reuniones, al
menos semanales, de puesta a punto. Esto permite estar al día de las acciones
de tus compañeros y, también, desatascar
con cierta agilidad problemáticas, que si no fuera por soluciones
proporcionadas en estas mini reuniones, se enquistarían. Debido a que la
mayoría del equipo tenemos otras funciones, estas reuniones de puesta a punto
se realizaban los lunes previos al comienzo de la jornada laboral y tenían una
duración de entre 20 y 30 minutos. Espacio de tiempo ideal para que no haya
dilaciones. Me gustaría indicar que dependiendo del estado del proyecto, la
lideración del mismo iba pasando a diferentes miembros. Es decir, los miembros
del comité ejecutivo lideraban en el proceso de creación del programa, seguidos
por los miembros de finanzas. Una vez el programa y las finanzas estuvieron
encauzados, fue secretaría quien tomó las riendas tanto de la parte técnica
como de la parte de comunicación.
Es
importante que los miembros del equipo lleven adelante la parte en la que se
han comprometido y ayuden a sus compañeros cuando no ponga en riesgo sus
funciones. Las reuniones semanales ayudan a identificar las áreas comprometidas
y realizar un esfuerzo en conjunto para su subsanación. Nuevamente, hablamos
aquí del ahorro del tiempo. A veces, no es tu ayuda individual la que puede
solventar el problema de tu compañero. Cuando hay un equipo hay una
responsabilidad en conjunto.
Todo lo
apuntado en los párrafos anteriores ayuda a gestionar el tiempo previo al
comienzo del evento. Durante el acto, el tiempo marca el éxito del mismo y la
escaleta o cronograma es una herramienta imprescindible que debe seguirse exhaustivamente.
El evento
comienza por las acreditaciones; es imprescindible que haya un número
suficiente de asistentes en este momento crítico. La inauguración, bajo ningún
concepto, deberá retrasarse debido a la acreditación. Un buen comienzo augura
un mejor final. Otro factor fundamental es el control de tiempos durante el
evento. La organización debe de ser muy puntillosa con los conferenciantes
sobre la importancia del respeto a los tiempos y deberán apuntar a un
controlador que informe al conferenciante sobre la finalización de su
conferencia. Que un conferenciante se explaye significa, por un lado, la falta
de respeto hacia los otros conferenciantes que tendrán que, en consecuencia,
reducir su intervención, y por otro lado, el aburrimiento de los asistentes,
por tan larga charla.
El tiempo
existe y marca la diferencia de tu acto. ¡Tenlo en cuenta!
