Post de Álvaro Pardo
Cuando una gran organización decide poner en
marcha un congreso debe delegar gran parte de los servicios a empresas
auxiliares, que serán las encargadas de trabajar a su disposición para poder
cumplir los objetivos que llevaron a la creación de dicho acto.
Muchos de estos servicios son de vital
importancia para el éxito del congreso. Contar con un organizador profesional
de congresos (OPC) servirá de gran ayuda para garantizar dicho éxito. Estos
expertos han de conocer a la perfección la naturaleza del acto y sus objetivos,
planteando el acto orientado a ellos.
En muchas ocasiones, este tipo de eventos se trasladan
a diferentes ciudades o se celebran periódicamente alternando distintas
ubicaciones. Cuando esto sucede, es importante trasladarse y conocer las
instalaciones que se pretenden alquilar para la celebración y ver si se pueden
adaptar a las necesidades del acto.
A día de hoy, son muchas las posibilidades que
existen para transformar un ambiente a las necesidades del cliente organizador.
Hoteles de negocios, palacios de congresos o pabellones multiusos son espacios
que pueden resultar muy versátiles (gracias a muchas horas de trabajo,
inversión y tiempo), tanto como el cliente necesite y su presupuesto se lo
permita.
El espacio no es el único factor que se debe
subcontratar en estos casos. El personal auxiliar de congresos, es decir los
azafatos y azafatas, cumplen un gran papel durante el transcurso del congreso.
De ellos también depende el éxito del evento y es por eso que han de conocer a
la perfección las funciones de los distintos puestos, horarios, protocolos de
actuación y, obviamente, el espacio, sus características y las adaptaciones realizadas
en el mismo para dicha ocasión.
Si se trata de un gran congreso, que se realiza
en una ciudad desconocida por los organizadores, ya no solo es necesario que
visiten el lugar de celebración previamente, sino que también es muy importante
que cuenten con personal local, es decir, con azafatos que conozcan esas
instalaciones, que tengan experiencia y puedan manejarse a la perfección, o
incluso aportar conocimiento e ideas a los organizadores sobre cuestiones relacionadas
con el espacio.
A día de hoy, es muy frecuente encontrar agencias
de azafatos en ciudades que cuentan con un volumen anual de congresos y eventos
alto, por lo que serán una gran herramienta para los organizadores.
El personal auxiliar en congresos va más allá
del azafato de sala, su papel puede llegar a ser crucial en ciertos ámbitos de
la organización durante el transcurso del evento. Filas de acreditaciones,
inscripción a talleres, entrega de obsequios, gestión de datos, sitting en salas o cenas de clausura,
son muchas de las funciones que se delegan en estos equipos de profesionales,
por lo que será de crucial importancia que la comunicación entre los
organizadores y el personal subcontratado sea clara y directa para evitar
situaciones que desmerezcan el evento.
Por tanto, si un evento se traslada a otra
ciudad será muy importante estudiar a conciencia las instalaciones para poder
elegir aquella que mejor, o más fácilmente, se pueda adaptar a las necesidades.
También será de gran ayuda subcontratar los servicios auxiliares más
importantes a empresas locales, que conozcan las instalaciones o que hayan
trabajado anteriormente en ellas y que puedan aportar valor al acto de alguna
manera.
No hay que olvidar que en un evento, todo se
convierte en una herramienta de comunicación, por lo tanto, un espacio bien
gestionado en el que el personal trabaja de forma colaborativa y organizada (ya
sean personal propio o subcontratado) crea una imagen cohesionada y fluida, que
dará una gran impresión a los asistentes y conducirá al éxito del congreso.
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