La gestión del tiempo en la organización de eventos. Una experiencia personal

Post de Mónica Bastos

La Real Academia Española define la palabra tiempo como la “Magnitud física que permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro, y cuya unidad en el sistema internacional es el segundo.” He de añadir, como organizadora de eventos, que el tiempo es tu mayor adversario. Como no lo controles, el evento, cualquiera que sea, sufrirá al igual que tu marca.

Estoy totalmente en desacuerdo con la frase “cuantas más horas se dediquen a la organización del evento, mejor saldrá”. Cualquier evento requiere para su organización un periodo de tiempo que debe de ser gestionado satisfactoriamente.

Es primordial cumplir tajantemente las programaciones establecidas a través de las siguientes herramientas: un calendario de gestión de tiempos, un plan de gestión de tareas si trabajas en equipo, un plan de redes y un plan de comunicación. La experiencia ayudará a que estas programaciones sean lo más realistas posible. Tampoco debemos olvidarnos de dejar un partida en el plan de gestión de tiempos para lidiar con urgencias. ¡Murphy está ahí acechando y los días no aumentan sus horas!

He sido la responsable de secretaría técnica de dos ediciones del mismo congreso. El tiempo dedicado al primero fue un 40% mayor que el segundo y no por ello salió mejor. Desde el área de la que fui responsable la mejora se realizó en la gestión del tiempo: saber distinguir entre importante y urgente, y delegar.

En ambos congresos se creó un calendario de gestión de tareas que ayudó a marcar la línea en la organización. No se cumplió plenamente y se convirtió en un reto a conseguir en la siguiente edición, ya que las tareas que sí siguieron su programación se cumplieron excelentemente y se notó la diferencia en comparación con ediciones previas . Las primeras acciones que se llevaron a cabo desde secretaría fueron las importantes, esto permitió el desahogamiento de estrés creado por las acciones urgentes. Había tiempo para hacerles frente.

El calendario de gestión de tiempos también ayudó a identificar la necesidad de personal de apoyo.

Cuando las acciones se reparten entre diferentes agentes son importantes las reuniones, al menos semanales, de puesta a punto. Esto permite estar al día de las acciones de tus compañeros y,  también, desatascar con cierta agilidad problemáticas, que si no fuera por soluciones proporcionadas en estas mini reuniones, se enquistarían. Debido a que la mayoría del equipo tenemos otras funciones, estas reuniones de puesta a punto se realizaban los lunes previos al comienzo de la jornada laboral y tenían una duración de entre 20 y 30 minutos. Espacio de tiempo ideal para que no haya dilaciones. Me gustaría indicar que dependiendo del estado del proyecto, la lideración del mismo iba pasando a diferentes miembros. Es decir, los miembros del comité ejecutivo lideraban en el proceso de creación del programa, seguidos por los miembros de finanzas. Una vez el programa y las finanzas estuvieron encauzados, fue secretaría quien tomó las riendas tanto de la parte técnica como de la parte de comunicación.

Es importante que los miembros del equipo lleven adelante la parte en la que se han comprometido y ayuden a sus compañeros cuando no ponga en riesgo sus funciones. Las reuniones semanales ayudan a identificar las áreas comprometidas y realizar un esfuerzo en conjunto para su subsanación. Nuevamente, hablamos aquí del ahorro del tiempo. A veces, no es tu ayuda individual la que puede solventar el problema de tu compañero. Cuando hay un equipo hay una responsabilidad en conjunto.

Todo lo apuntado en los párrafos anteriores ayuda a gestionar el tiempo previo al comienzo del evento. Durante el acto, el tiempo marca el éxito del mismo y la escaleta o cronograma es una herramienta imprescindible que debe seguirse exhaustivamente.

El evento comienza por las acreditaciones; es imprescindible que haya un número suficiente de asistentes en este momento crítico. La inauguración, bajo ningún concepto, deberá retrasarse debido a la acreditación. Un buen comienzo augura un mejor final. Otro factor fundamental es el control de tiempos durante el evento. La organización debe de ser muy puntillosa con los conferenciantes sobre la importancia del respeto a los tiempos y deberán apuntar a un controlador que informe al conferenciante sobre la finalización de su conferencia. Que un conferenciante se explaye significa, por un lado, la falta de respeto hacia los otros conferenciantes que tendrán que, en consecuencia, reducir su intervención, y por otro lado, el aburrimiento de los asistentes, por tan larga charla.

El tiempo existe y marca la diferencia de tu acto. ¡Tenlo en cuenta!