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25 may. 2017

¿Qué papel juega la imagen gráfica en la organización de un evento?

 Resultado de imagen de tokio 2020

Post de Maribel Fernández

¿Qué papel juega la imagen gráfica en la organización de un evento? Sin duda alguna, la comunicación visual es clave para dar forma y visibilidad a actos de toda índole. Ya sea una Entrega de Premios, un Team building o una convención, contar con una marca gráfica es una solución sencilla y de bajo coste que se rentabilizará al 100%.


La creación de esta marca añade relevancia al acto y nos ayuda a alcanzar el objetivo del acontecimiento transmitiendo la personalidad de la entidad organizadora y la suma de ideas y mensajes que queremos que quede grabada en la mente de nuestro público. Por esta razón, debemos confiar su creación a profesionales como diseñadores gráficos o agencias de comunicación.

La marca debe estar dotada de originalidad, creatividad y capacidad de crear impacto a través del uso de colores, tipografía e imágenes. Además, debe ser versátil para aplicarse en distintos formatos impresos y digitales, ya que explotaremos su uso de principio a fin. Un evento, en sí, tiene una vida corta, pero la imagen es la que se perdura en el tiempo.

Antes, durante y después

Para empezar a publicitar el evento, su identidad encabezará las invitaciones, ya sean en papel para enviarse por correo o en formato digital para ser enviados por email. También estará presente en toda la cartelería; en ella se añadirá la información relevante, como el tipo de evento, la fecha y lugar. Se ubicará en sitios físicos estratégicos y/o en medios digitales, como la web del organizador y redes sociales.

Una vez llegado “el día D”, el poder de la imagen gráfica se maximiza y se convierte en uno de los protagonistas, crear escenarios en los que tendrán lugar las experiencias de los asistentes, personalizando el ambiente y los espacios.
Para delimitar las zonas, aplicaremos la imagen en elementos de señalética. Estos pueden ser puestos tanto en interior (roll up, photocall, vinilos, etc.) como en exterior (banderolas, totems, carteles, etc.) Si contamos con un escenario podemos usar un plotter en cartón pluma como fondo, decorar la mesa presidencial o el atril de intervenciones.


 Resultado de imagen de open day escenario

Podemos identificar y distinguir a los invitados/participantes, al equipo humano organizador y a los ponentes (en caso de congresos, por ejemplo) con credenciales diferenciadas por colores. También imprimiremos nuestro branding de evento en el programa del acto o figurará en la app del mismo.

Y como cierre del evento, entregaremos material gráfico de apoyo, como un catálogo comercial, una memoria institucional o regalos de tipo merchandising etc. Existe todo un sinfín de posibilidades que ayudarán a que nuestra marca  se luzca y deje huella.


Por tanto, contar con la imagen gráfica que identifique a nuestro evento, no solamente le da presencia, sino que lo fortalece, sirve como herramienta de organización y, fundamentalmente, mejora la experiencia.

10 may. 2017

Los eventos en el marketing experiencial

Protocolo, comunicación e imagen corporativa. Universidad de A Coruña


Post de Silvia Romero

En un mundo en que los consumidores están saturados de mensaje publicitarios y promociones de marketing, mensajes que se transmiten de una manera unidireccional, de la empresa hacia las masas en un monólogo que no admite respuesta, no podemos negar la importancia y el éxito que están adquiriendo las nuevas herramientas de comunicación que consiguen transmitir el mismo mensaje, pero de una manera mucho más atractiva y agradable para el consumidor.

Esta efectiva forma de comunicación, se consigue con las IMC (Comunicaciones de Marketing Integradas), que tratan de coordinar de forma efectiva todas las herramientas de comunicación dentro del mismo programa de marketing, para maximizar el impacto del mensaje.

Protocolo, comunicación e imagen corporativa. Universidad de A Coruña


Una  herramienta útil para una estrategia de comunicación efectiva son los eventos, que podríamos definirlos como  “Actos presenciales – organizados y planificados dentro de la estrategia de comunicación de marketing de una organización – con el fin de trasladar un mensaje sobre sus productos, marcas o sobre la propia organización, a un público objetivo, para provocar una respuesta, o para reforzar, crear o modificar una actitud, a partir de la experiencia del público”. (Galmés, 2010).

Por tanto, los eventos de comunicación de marketing son una herramienta importantísima para el marketing experiencial. Debido a la interacción que permiten, utilizando la experiencia para comunicar el valor de marca, crear nuevas o mejores relaciones interpersonales,  probar y vender productos, se han incrementado notablemente el número de eventos de marketing para atraer al consumidor de una manera no invasiva, diferente y mucho más seductora, ya que le da la oportunidad de formar parte una experiencia atractiva.

Protocolo, comunicación e imagen corporativa. Universidad de A Coruña


Esta experiencia que se lleve el consumidor será el resumen de cómo el público objetivo habrá entendido el mensaje  del evento, lo que condicionará sus comportamientos con respecto a la organización. Por ello, y cada vez más, las organizaciones se dan cuenta de los beneficios que las relaciones interpersonales con sus públicos les reportan, entendiendo la importancia de los eventos como experiencia de marca y dándole mayor protagonismo a la realización de eventos corporativos.
A través los eventos corporativos, definidos como “actos en vivo organizados en función de los intereses comerciales o empresariales de la organización para trasladar un mensaje a un público concreto y provocar una reacción”, conseguimos esta interacción, que ha de ser positiva, con el consumidor. Son comunicación en vivo.

Desde el punto de vista de la organización de un evento, debemos procurar que la experiencia no solamente transmita el mensaje deseado de forma positiva, sino que además sea una experiencia única, que el consumidor se involucre y participe en el evento activamente. Que lo seduzca, lo disfrute y, posteriormente, lo recuerde. Y que lo cuente.

Pero para que el evento tenga el éxito esperado, debe cuidarse hasta el más mínimo detalle. Nuestro público objetivo sólo tendrá una primera impresión de nuestro evento, de nuestro producto, nuestra marca, en definitiva de nuestra organización. Y por ello, debemos cuidar los detalles, pues serán los que nos ayudarán a transmitir el mensaje deseado. No está de más recordar que lo que no emociona, no se recuerda. Y para emocionar,  todo cuenta: el lugar de celebración, la amabilidad del personal, el decorado acogedor, la ordenación de las personas, los colores agradables, la iluminación, la música,… todo cuenta, porque todo comunica.

Protocolo, comunicación e imagen corporativa. Universidad de A Coruña

Absolutamente todo en un evento está pensado para trasmitir un mensaje, y para llegar al público, para llegar a las personas. Porque nuestro público, nuestros consumidores, son personas, que se aburren, se alegran, se contienen, se involucran, se divierten,  sienten: se emocionan.

De ahí que la clave del éxito de un evento, sea aquel en el que el público entienda nuestro mensaje, pero donde no es un mero espectador, sino que se sienta  protagonista, que lo cautivamos y logramos que participe en la experiencia con todos los sentidos. Que no se le olvide fácilmente porque ha vivido una buena experiencia.


Cada evento es único e irrepetible, y la experiencia de vivirlo, emocionar al público por  formar parte de él, crear un recuerdo positivo transmitiendo el mensaje que deseamos a través de un impacto emocional, será lo que logre provocar una reacción positiva en nuestro público, y ese debería ser nuestro principal objetivo como organizadores de eventos.

La estrategia online

Protocolo, comunicación e imagen corporativa. Universidad de A Coruña
Post de Sara Outeiral

Cuando “seguimos” a una marca u organización en las redes sociales, lo hacemos por diversos motivos: porque publican contenido de nuestro interés, por su actualidad, por ofertas o promociones interesantes, por la actualización de sus productos, para conocerla más de cerca, por su SAC, para interactuar con ella, para mostrar públicamente nuestra cercanía…

Pero, ¿por qué estas empresas u organizaciones deciden centrarse en cada una de estas acciones? La respuesta reside en la “Estrategia online” que deciden llevar a cabo para intentar alcanzar los objetivos que se han marcado y la táctica que utilizan para conseguirlos.

La Community Mannager encargada de realizar dicha estrategia debe medir con delicadeza todos los contenidos que transmite en las redes, ya que un mero error puede condicionar la estabilidad y reputación de su empresa.
Además, para situaciones “incómodas” debemos tener trazada una “Gestión de crisis” con la cual podremos responder en tiempo y forma pues, con un trabajo previo de análisis de nuestra organización, siempre resolveremos más eficazmente cualquier tipo de obstáculo al que nos podamos enfrentar.

No hace muchos meses, nos encontramos con una polémica en Twitter entre la marca Hero Baby y la periodista Samanta Villar. Esta última acababa de ser madre, publicando posteriormente que su calidad de vida se había visto agraviada.
Como marcas que se dirigen a este tipo de público, ¿creéis adecuado un “ataque” a dicha mujer por su opinión sobre la maternidad?


Protocolo, comunicación e imagen corporativa. Universidad de A Coruña


La Community Mannager no debe criticar de forma tan directa a un/a posible cliente ni opinar sobre una cuestión donde, como en este caso, pueda verse dañada su buena reputación.



Protocolo, comunicación e imagen corporativa. Universidad de A Coruña

Muchas lectoras pensábamos que la periodista había iniciado dichos tuits, pero con solo unos clicks podemos comprobar que la empresa o su Community Mannager empezaron la crisis en la cual, si muchas consumidoras no conocían su punto débil, ahora había quedado al descubierto.

Es en este momento cuando me gustaría analizar brevemente esta temática:
Desde una perspectiva de posible consumidora, la estrategia online por parte de la empresa, no fue ni mucho menos la adecuada, faltando al respeto a una mujer por su forma de vida. Y esta última al verse señalada, ha puesto de manifiesto una debilidad que a muchas nos haría no volver a confiar en su producto. Como mujer, me siento agredida con dicha crítica hacia Samanta, ya que creo que sí, durante la maternidad perdemos calidad de vida; pero no entendamos mal la cuestión, es evidente que aún en la mayor parte de hogares es la mujer la que se encarga de las labores diarias de su familia y aún más, las que también trabajan fuera de casa, pues su jornada laboral termina siendo de 24 horas. No se cuestiona lo especial que es ser madre, sino la sociedad heteropatriarcal en la que nos encontramos.

Para no ser nosotras las que forcemos estas situaciones, debemos seguir rigurosamente la “Estrategia Online” y lo valores de nuestra organización. O, ¿sería intencionada la ofensa de dicho tuit?


La aguja y la paja

Post de Mónica Bastos

Los Mayas pronosticaron que en el 2012 el mundo llegaría a su fin y se equivocaron. Cierto es que podemos afirmar este error, ya que tú estás leyendo esta entrada que yo estoy escribiendo.
Pero realmente, si vamos más allá del año y del tipo de destrucción que predijeron, sí podemos darnos cuenta que el mundo en cierta medida y por esos años llegó a su fin; al menos de la manera que lo conocíamos.

La llegada de la cámara engendró un fenómeno que está en plena etapa de adolescencia; en una auténtica turbulencia hormonal. Este fenómeno no es otro que el de la imagen y el uso de la misma. Hemos pasado de la época en la que solo algunos privilegiados podían permitir ponerse delante de una cámara a una etapa en la que las nuevas prótesis manuales, me estoy refiriendo al teléfono móvil, dejan inmortalizado hasta el más nimio de los momentos.

Hemos aprendido a posturear, a vendernos, cuidando celosamente nuestra imágen y la de nuestra empresa. Nunca antes habíamos estado tan expuestos, con tantos ojos acechantes esperando por un momento singular. Organizaciones y/o personalidades trabajan en en campañas metódicas para el logro de una imágen “marca” que a veces se ven afectadas por acciones puntuales.

Pongamos el ejemplo de Lisboa. Según el informe inmobiliario de la consultora PriceWaterhouse (PwC), Lisboa es una de las mejores ciudades europeas para invertir en ladrillo. La entrada en la ciudad sorprende con la cantidad de construcciones y atascos que te dan la bienvenida (foto 1); y que nada tienen que ver con la imagen utilizada para promocionar la ciudad (foto 2). Podemos añadir, que la creencia nos dice que los portugueses son muy trabajadores.






Obviamente para embellecer la ciudad es necesario sufrir ciertas incomodidades de reparaciones urbanísticas y, cómo no, la cámara está ahí para ser testigo.

La siguiente imagen fue realizada en los soportales de la Plaza de Comercio.


Desconozco la intención de este tipo de situaciones pero está claro, después de una pequeña inspección, que los participantes conocen el orden de protocolo y lo siguen, a pesar de no encontrarse en un acto oficial. Obviando la figura de la autoridad, nos encontramos con un ejemplo impar de ordenación protocolaria. El anfitrión, con atuendo diferente al resto de asistentes,  se encuentra en el centro de la imagen; lo acompañan en ambos sentidos, diferentes personalidades que siguen un orden jerárquico (6 4 2 1 3 5 7), tal y como podemos observar en el organigrama de los órganos de una organización de obra[2]:
1.    Anfitrión (obrero)
2.    Capataz
3.    Encargado
4.    Subcontratista/destajista
5.    Topógrafo
6.    Maquinaria
7.    Jefe de obra

Siguen un orden, una etiqueta y el acto se realiza dentro del horario de la jornada laboral. Por lo tanto, personalmente, creo que esta imagen vende la buena disposición de los funcionarios para llevar a cabo su labor.

No dejemos de vendernos. Las interpretaciones son personales y siempre hay que ver la aguja entre tanta paja.

26 abr. 2017

12 tips útiles para ser un buen Community Manager

12 tips útiles para ser un buen Community Manager


Post de Nadia Vicente

Como comenta Andreas Schou, consultor, profesor e investigador experto en redes sociales, “la clave del éxito en las redes sociales está en las personas y en las relaciones”. Por ello, la figura del Community Manager (CM) se convierte en un personaje central a la hora de conectar clientes existentes y potenciales en las varias redes sociales.
Así, es importante tener las herramientas necesarias para convertirse en un eficaz CM, dando los mejores resultados esperados y contribuyendo al crecimiento de la organización que representa.
Aquí van 12 tips para mejorar en la gestión del Community Manager:

SER COHERENTE: utilizar diferentes formatos a la hora de publicar en las distintas redes sociales, ya que cada una de ellas tiene su personalidad, pero siguiendo la misma línea comunicativa, pues un mismo usuario puede seguir a tu marca en más de una red social.

SER CREATIVO: innovar en la forma de comunicar, intentar impactar en los clientes potenciales, apoyándose en la creación de un storytelling.

SER RIGUROSO: el CM debe tener claro qué tipo de información va a comunicar, quiénes van a ser sus interlocutores, cuál va a ser el plan de trabajo semanal, periodicidad de la entrega de contenidos, contenidos a evitar, etc.

SER CURIOSO Y HUMILDE: para seguir aprendiendo de forma continua y así ofrecer un contenido más real, cercano, fiel y transparente de lo que se quiera transmitir.

SER HUMANO: Hacer saber que hay alguien al otro lado contestando dudas e informando novedades, siempre con un contenido de calidad, forjando una comunicación bidireccional, o en su caso, multidireccional.

SER PRODUCTIVO: hoy en día se exigen resultados a corto plazo, por este motivo hay que conocer y utilizar las herramientas necesarias para conseguir la máxima eficiencia en el menor tiempo posible.
SER GENEROSO: la generosidad es la base para crear relaciones sólidas entre la marca y sus clientes. Ayuda a los consumidores e interesados de tu sector y verás como generas confianza y tus productos ganan notoriedad. No olvides el impacto positivo que genera en una persona cuando una marca te ayuda desinteresadamente.
CONOCER LAS NECESIDADES DE TU ORGANIZACIÓN: el CM debe poder saber cuál es la contribución real a la empresa, el valor que genera a través de su actividad.
POSICIÓNATE: dar mayor protagonismo al blog, por ejemplo, te asegura una visibilidad en las páginas de búsqueda, que no te van a dar las redes sociales, aparte de convertirse en un contenedor atemporal para tus contenidos.
COMPARTE Y NO COMPITAS: convierte tus redes sociales un vehículo para crear vínculos que puedan resultar interesantes para tu empresa, así como mostrar una imagen de cercanía para tus clientes.
GENERA CONFIANZA: sé un apoyo fundamental a la hora de crear transparencia en lo que vende tu organización, reforzando la reacción que provoquen los productos o servicios que ofrezcas.
SER PACIENTE Y CONSTANTE: no olvides que los mejores se hacen esperar y que nada se gana si no se lucha por ello.

Las 5 R de la gestión de crisis

Las 5 R de la gestión de crisis

 Post de Nadia Vicente

Haciendo referencia a Kipling, en su poema titulado “Si”, podemos definir lo que es saber gestionar un momento de crisis:
Si puedes encontrarte con el triunfo y el desastre y tratar a esos dos impostores de la misma manera…”
Hoy en día es fácil experimentar las consecuencias de tus acciones tanto en el mundo real como, sobre todo, en el mundo 2.0: si lo haces bien, disfrutarás de tu buen trabajo; si lo haces mal, enseguida tendrás que lidiar con comentarios perjudiciales para tu “bienestar corporativo”.
Por ello, es imprescindible adoptar una serie de actitudes a la hora de enfrentarse a una situación de crisis: anticiparse a la crisis, prever los diferentes escenarios posibles, conocer tus capacidades y recursos, formar un equipo de gestión de crisis, elaborar los mensajes a transmitir y ser rápido en el tiempo de respuesta.
Será importante dar una respuesta efectiva ante dicha situación de crisis, ya que a veces un usuario descontento puede convertirse en un usuario satisfecho y en un futuro cliente.
Por tanto, en un contexto de crisis, será esencial adoptar una postura estratégica, que atienda a las 5 R:
Reducción
Controla bien a tus usuarios, sondeando sus inquietudes, sus demandas y sus percepciones frente a la crisis establecida.
Respuesta
Coordinando la comunicación tanto a nivel interno como externo, con suma calma se meditará bien el mensaje que se quiere transmitir. No será igual cuando se trate de un error de la empresa que si se trata de un bulo.
Reacción
Primeramente, sería imprescindible contar con un equipo específico de gestión de crisis, con un plan preventivo para hacer efecto a dicha situación.
Seguidamente, detectar en dónde está el problema.
Recuperación
Deberemos elaborar un plan de actuación que implique el análisis de la pérdida de prestigio y de clientes que hemos sufrido, como de aquellos usuarios que nos han seguido fieles.
Replanteamiento
Una vez subsanado el problema, es efectivo sentar las bases de un plan que recoja toda la experiencia acumulada en la crisis y así poder elaborar un adecuado plan de gestión para que no se vuelva repetir.
Finalmente, en palabras de Gaby Castellanos:
Las 5 R de la gestión de crisis



23 abr. 2017

Consumidores 2.0

Consumidores 2.0


Post de Diego Pazos

La emergencia de las redes sociales no supone sino una mera herramienta tecnológica al servicio de lo que el ser humano viene haciendo desde siempre: compartir e intercambiar sus ideas y sentimientos como ser social que es.

Los consumidores necesitan compartir sus ideas, dudas, alegrías y decepciones respecto a las marcas y  los productos. Por ello, y como diversos estudios demuestran, cada vez en mayor medida utilizan las redes sociales para buscar información comercial, jugando un papel de agentes de cambio fundamental en la forma en que concebimos la comunicación comercial, suponiendo una fuente de información tan relevante como puede ser la que nos proporcionan otras técnicas de investigación social, como los grupos de discusión o las encuestas.

En las redes sociales, cualquier persona puede crear un grupo, e interactuar con otros usuarios, pero también existe la posibilidad de que empresas, organizaciones, famosos, marcas y productos puedan comunicarse con los consumidores que desean seguirles.
Particularmente, los estudiantes universitarios son un usuario fuerte de redes sociales y emplean las mismas para sentirse unidos a los demás y recibir y repartir conocimiento; al compartir sus experiencias y opiniones en redes que multiplican exponencialmente sus posibilidades de ser apoyados, reconocidos y retransmitidos.

Algunos estudios contribuyen a esta idea de que las redes sociales son un vehículo más para la comunicación comercial y que participan así decisivamente en las decisiones de compra de sus usuarios. Por ello, toda empresa que desee interactuar con sus usuarios debe “estar ahí”, participar del diálogo que en la red se establece para contribuir al proceso de engagement.

En la era 2.0 el receptor, además de audiencia, público y consumidor, ha adquirido nuevas actitudes frente al mundo digital. Vamos a ver cuáles son esos perfiles.

CROSSUMER
Son aquellas personas que han devenido en co-productor, distribuidor y consumidor, todo al mismo tiempo. Este nuevo consumidor y usuario de los medios sociales, cada vez más sofisticado en sus interacciones, adquiere nuevos perfiles de acuerdo con las acciones que realiza en relación con sus marcas preferidas.

Consumidores 2.0


PROSUMERS
Es un consumidor profesionalizado, que considera y valora gran cantidad de información antes de tomar una decisión de compra. Sus decisiones se establecen a partir de un gran análisis previo de los diferentes lugares de adquisición de productos, así como de las características del producto en sí que se vaya a comprar.

Consumidores 2.0


FANSUMER
Es fan incondicional de sus marcas favoritas, por encima de su adscripción a ideologías políticas o religiosas, y además deja de ser un número más, convirtiéndose en un gran apoyo de las marcas. De hecho, se puede decir que se provoca una fidelización del consumidor 2.0 mucho más rápida que el del mercado convencional.

Consumidores 2.0


PERSUMER

Cada consumidor tiene una personalidad, y puede hablarse del persumer, la combinación de persona y consumidor. Así, puede considerarse que el consumidor presta atención de forma voluntaria a las acciones comerciales que las marcas realizan, pero siempre respecto de aquéllas que son para él seña de identidad y que contribuyen a reforzar su personalidad y su estilo de vida.

Consumidores 2.0

La importancia del espacio y del personal auxiliar en los congresos


La importancia del espacio y del personal auxiliar en los congresos


Post de Álvaro Pardo

Cuando una gran organización decide poner en marcha un congreso debe delegar gran parte de los servicios a empresas auxiliares, que serán las encargadas de trabajar a su disposición para poder cumplir los objetivos que llevaron a la creación de dicho acto.

Muchos de estos servicios son de vital importancia para el éxito del congreso. Contar con un organizador profesional de congresos (OPC) servirá de gran ayuda para garantizar dicho éxito. Estos expertos han de conocer a la perfección la naturaleza del acto y sus objetivos, planteando el acto orientado a ellos.

En muchas ocasiones, este tipo de eventos se trasladan a diferentes ciudades o se celebran periódicamente alternando distintas ubicaciones. Cuando esto sucede, es importante trasladarse y conocer las instalaciones que se pretenden alquilar para la celebración y ver si se pueden adaptar a las necesidades del acto.

A día de hoy, son muchas las posibilidades que existen para transformar un ambiente a las necesidades del cliente organizador. Hoteles de negocios, palacios de congresos o pabellones multiusos son espacios que pueden resultar muy versátiles (gracias a muchas horas de trabajo, inversión y tiempo), tanto como el cliente necesite y su presupuesto se lo permita.

El espacio no es el único factor que se debe subcontratar en estos casos. El personal auxiliar de congresos, es decir los azafatos y azafatas, cumplen un gran papel durante el transcurso del congreso. De ellos también depende el éxito del evento y es por eso que han de conocer a la perfección las funciones de los distintos puestos, horarios, protocolos de actuación y, obviamente, el espacio, sus características y las adaptaciones realizadas en el mismo para dicha ocasión.

Si se trata de un gran congreso, que se realiza en una ciudad desconocida por los organizadores, ya no solo es necesario que visiten el lugar de celebración previamente, sino que también es muy importante que cuenten con personal local, es decir, con azafatos que conozcan esas instalaciones, que tengan experiencia y puedan manejarse a la perfección, o incluso aportar conocimiento e ideas a los organizadores sobre cuestiones relacionadas con el espacio.



A día de hoy, es muy frecuente encontrar agencias de azafatos en ciudades que cuentan con un volumen anual de congresos y eventos alto, por lo que serán una gran herramienta para los organizadores.

El personal auxiliar en congresos va más allá del azafato de sala, su papel puede llegar a ser crucial en ciertos ámbitos de la organización durante el transcurso del evento. Filas de acreditaciones, inscripción a talleres, entrega de obsequios, gestión de datos, sitting en salas o cenas de clausura, son muchas de las funciones que se delegan en estos equipos de profesionales, por lo que será de crucial importancia que la comunicación entre los organizadores y el personal subcontratado sea clara y directa para evitar situaciones que desmerezcan el evento.

Por tanto, si un evento se traslada a otra ciudad será muy importante estudiar a conciencia las instalaciones para poder elegir aquella que mejor, o más fácilmente, se pueda adaptar a las necesidades. También será de gran ayuda subcontratar los servicios auxiliares más importantes a empresas locales, que conozcan las instalaciones o que hayan trabajado anteriormente en ellas y que puedan aportar valor al acto de alguna manera.

No hay que olvidar que en un evento, todo se convierte en una herramienta de comunicación, por lo tanto, un espacio bien gestionado en el que el personal trabaja de forma colaborativa y organizada (ya sean personal propio o subcontratado) crea una imagen cohesionada y fluida, que dará una gran impresión a los asistentes y conducirá al éxito del congreso.


Primer paso: briefing



Post de Diego Pazos

A la hora de crear un evento, son muchas las empresas que utilizan una herramienta fundamental para iniciar con buen pie: la creación de un documento donde se recoge toda la información de éstas. Se trata del briefing, una manera efectiva de acercar a la agencia organizadora de eventos la filosofía de la empresa, así como sus métodos de trabajo y su competencia, constituyendo la base desde la cual podremos trazar las estrategias oportunas para alcanzar los objetivos marcados.
Para ello, será necesario seguir una serie de pasos que hagan eficaz el uso de esta herramienta:
  •  Situación inicial de la empresa: proporcionando los datos precisos de la organización como son los productos/servicios que ofrece, el target group, imagen de marca, canales de distribución y principales competidores.
  • Objetivos que se pretenden conseguir: marcarlos es una ayuda a la hora de centrar todos los esfuerzos en una meta marcada.
  • Otros datos de interés como pueden ser la fecha, hora y lugar del evento, el presupuesto, el contenido y programa del mismo, actividades post-evento, datos de contacto, etc.


En concreto, según el tipo de evento, podremos hablar de diferentes tipos de briefing:

  • §  Briefing publicitario: incluye toda la información precisa de los elementos esenciales para llevar a cabo una buena campaña publicitaria.
  • §  Briefing del producto: recoge la imagen, las características y el entorno y estrategia de venta de los productos/servicios a ofrecer.
  • §  Briefing creativo: investiga y presenta las diferentes etapas de la estrategia creativa desarrollada en las agencias de publicidad.
  • §  Briefing de proyecto: recopila toda la información fundamental para brindar un punto de partida en la realización de un proyecto.
  • §  Briefing analítico: detalla el proceso de investigación y análisis de la idea o proyecto que se quiere exponer.
  • §  Briefing de la empresa: explica los puntos relevantes de la organización para un correcto análisis de lo que se pretende realizar.

Es decir, será indispensable que el proyecto esté bien definido, se sepa bien lo que se quiere conseguir, pues esto hará que un evento se realice de forma correcta o incorrecta, lo que convierte al briefing en la clave de cualquier proceso de evento.