.

23 abr. 2017

La importancia del espacio y del personal auxiliar en los congresos


La importancia del espacio y del personal auxiliar en los congresos


Post de Álvaro Pardo

Cuando una gran organización decide poner en marcha un congreso debe delegar gran parte de los servicios a empresas auxiliares, que serán las encargadas de trabajar a su disposición para poder cumplir los objetivos que llevaron a la creación de dicho acto.

Muchos de estos servicios son de vital importancia para el éxito del congreso. Contar con un organizador profesional de congresos (OPC) servirá de gran ayuda para garantizar dicho éxito. Estos expertos han de conocer a la perfección la naturaleza del acto y sus objetivos, planteando el acto orientado a ellos.

En muchas ocasiones, este tipo de eventos se trasladan a diferentes ciudades o se celebran periódicamente alternando distintas ubicaciones. Cuando esto sucede, es importante trasladarse y conocer las instalaciones que se pretenden alquilar para la celebración y ver si se pueden adaptar a las necesidades del acto.

A día de hoy, son muchas las posibilidades que existen para transformar un ambiente a las necesidades del cliente organizador. Hoteles de negocios, palacios de congresos o pabellones multiusos son espacios que pueden resultar muy versátiles (gracias a muchas horas de trabajo, inversión y tiempo), tanto como el cliente necesite y su presupuesto se lo permita.

El espacio no es el único factor que se debe subcontratar en estos casos. El personal auxiliar de congresos, es decir los azafatos y azafatas, cumplen un gran papel durante el transcurso del congreso. De ellos también depende el éxito del evento y es por eso que han de conocer a la perfección las funciones de los distintos puestos, horarios, protocolos de actuación y, obviamente, el espacio, sus características y las adaptaciones realizadas en el mismo para dicha ocasión.

Si se trata de un gran congreso, que se realiza en una ciudad desconocida por los organizadores, ya no solo es necesario que visiten el lugar de celebración previamente, sino que también es muy importante que cuenten con personal local, es decir, con azafatos que conozcan esas instalaciones, que tengan experiencia y puedan manejarse a la perfección, o incluso aportar conocimiento e ideas a los organizadores sobre cuestiones relacionadas con el espacio.



A día de hoy, es muy frecuente encontrar agencias de azafatos en ciudades que cuentan con un volumen anual de congresos y eventos alto, por lo que serán una gran herramienta para los organizadores.

El personal auxiliar en congresos va más allá del azafato de sala, su papel puede llegar a ser crucial en ciertos ámbitos de la organización durante el transcurso del evento. Filas de acreditaciones, inscripción a talleres, entrega de obsequios, gestión de datos, sitting en salas o cenas de clausura, son muchas de las funciones que se delegan en estos equipos de profesionales, por lo que será de crucial importancia que la comunicación entre los organizadores y el personal subcontratado sea clara y directa para evitar situaciones que desmerezcan el evento.

Por tanto, si un evento se traslada a otra ciudad será muy importante estudiar a conciencia las instalaciones para poder elegir aquella que mejor, o más fácilmente, se pueda adaptar a las necesidades. También será de gran ayuda subcontratar los servicios auxiliares más importantes a empresas locales, que conozcan las instalaciones o que hayan trabajado anteriormente en ellas y que puedan aportar valor al acto de alguna manera.

No hay que olvidar que en un evento, todo se convierte en una herramienta de comunicación, por lo tanto, un espacio bien gestionado en el que el personal trabaja de forma colaborativa y organizada (ya sean personal propio o subcontratado) crea una imagen cohesionada y fluida, que dará una gran impresión a los asistentes y conducirá al éxito del congreso.


No hay comentarios:

Publicar un comentario