Reuniones de alto nivel. Clase con Juan de Dios Orozco

Crónica de Didac Dalmases

Juan de Dios Orozco, militar de carrera y experto de primera fila en Protocolo Internacional,
comenzaba la clase afirmando “no hay acto oficial que yo no conozca”. Sus palabras iniciales
quedaron más que demostradas a lo largo de dos intensas sesiones en las que compartió con
nosotros docenas de anécdotas, las cuales nos permitieron acercarnos a la realidad de la
organización de reuniones de alto nivel, el protocolo internacional o el marketing político,
siempre desde un punto de vista práctico y eficaz.

En la primera sesión, dedicada a la organización de reuniones de alto nivel, comenzamos
profundizando en la definición del anfitrión. Una definición que no tiene por qué ser
complicada, es algo tan simple como el que organiza el acto, en palabras de Orozco: “un
anfitrión es el que corta el bacalao”. Sea cual sea el motivo de la reunión, el anfitrión es
quien toma las decisiones, buscando así diferenciarse y dejar huella en sus invitados. Para
ello el anfitrión, además de presidir, recibe, atiende y despide a sus invitados, poniendo más
atención de forma selectiva sobre unos u otros en función de sus intereses u objetivos. En una
reunión, además, el anfitrión es el encargado de marcar las dinámicas y hacer que todo el
mundo se sienta cómodo por igual.

Juan de Dios Orozco resumía la aplicación del protocolo en las reuniones de trabajo con esta
sencilla frase “el protocolo es la suma de pequeños detalles”. De esta manera, no conviene
dejar nada al azar, ya que ello podría frustrar nuestros objetivos finales: desde atender
correctamente las necesidades de un invitado vegetariano hasta la colocación de una mesa en
un lugar determinado, serán detalles que marcarán la diferencia.
El otro elemento clave en la organización de reuniones de alto nivel, aparte del anfitrión, será,
evidentemente, la mesa. La elección de la mesa debe estudiarse con precisión, y es que
tenemos mesas de todas las formas y tamaños, que deben ajustarse siempre a nuestros objetivos: una
mesa cuadrada denota igualdad; una rectangular en cambio, jerarquía; una mesa circular da
la idea de “equipo” y una ovalada de “negociación”. Otros “tips” fundamentales son: que la
mesa no contenga más de 10 personas, facilitar el contacto visual entre los asistentes o si no
cortarlo de raíz y que el anfitrión esté siempre mirando a la puerta de entrada. Por otra
parte, la ordenación y la colocación de los asistentes a la reunión jugarán un papel
fundamental en el éxito de nuestros propósitos. De esta manera, cada reunión tendrá un
sistema de ordenación de los asistentes ajustado a nuestras necesidades.

Uno de los puntos más divertidos y didácticos de la clase fue el análisis que Orozco nos
ofreció de algunas reuniones mal organizadas: marcas de refrescos, cartelería fuera de lugar,
micrófonos de más o de menos o ceniceros son aspectos que deben tenerse en cuenta en
estas reuniones. Pensemos que muchas de estas reuniones darán lugar a fotografías
institucionales que pueden perjudicar la imagen de la institución más allá de lo sucedido en la
propia reunión. De nuevo, cuidar al máximo los detalles y sobre todo mucha naturalidad y
sensatez pueden ahorrarnos más de un mal rato, no hace falta más que pensar en cuál es el
titular de prensa que queremos leer al día siguiente.
Juan de Dios Orozco se esforzó en recalcar este aspecto de la imagen, clave por una parte
para “llevarse a casa la negociación”, y por otra para transmitir una serie de ideas coherentes
y efectivas a nuestros potenciales clientes. Así, a la hora de gestionar la imagen de la
empresa/persona en una crisis todo debe estar perfectamente medido: mientras que para las
buenas noticias contaremos con mucha gente representativa de la empresa, imagen
corporativa, muchos micrófonos y tonos claros, para las malas noticias haremos todo lo
contrario, esto es poca gente, poca representatividad, nula imagen corporativa, un solo
micrófono y tonos oscuros.
La clase terminaba con una pequeña introducción al protocolo internacional, el cual se
asienta en dos pilares fundamentales de sobra conocidos por los especialistas en protocolo: la
sencillez y el sentido común: “allá donde fueres, haz lo que vieres”. En resumen, se trata de
comodidad, de sentirnos cómodos y de que los demás se sientan cómodos, estemos donde
estemos. Mediante el cuidado extremo de los detalles dado por la atención a normas oficiales
y convenciones sociales, lograremos el éxito en todas nuestras relaciones políticas,
diplomáticas, empresariales y sociales.