Post de Paula Romero
Dos de los aspectos más importantes que incluyen los
eventos responden a las preguntas de ¿cuándo? y ¿dónde?, es decir, el tiempo y
el espacio en el que ocurren. Como ya hemos visto en clase, la escenografía
juega un papel clave en la comunicación; es el aspecto visual del mismo. Por
ello, se deben cuidar todos los detalles que tienen que ver con él: limpieza,
orden, luz, distribución de mesas… y el aforo de la sala. ¿A quién no le ha pasado: ir a un evento y
encontrarse la sala medio vacía?
A mí me ha pasado ya en dos ocasiones diferentes:
estar en una sala con aforo para 550 personas y no llegar ni a las 200. ¿El
resultado? Un auditorio visualmente medio vacío, que no medio lleno, porque la
sensación que da es más bien negativa, como si el evento no fuera realmente
importante, y lo que pasa en realidad es que la capacidad de la sala no era la
adecuada. Pero, por otro lado también puede pasar lo contrario y encontrarnos una
sala abarrotada, con gente que tiene que quedarse de pie porque no hay sitio
para todos, aun habiendo dispuesto sillas adicionales.
Controlar y conocer el número exacto de asistentes
es muy complicado. Aun pidiéndolo expresamente, hay personas que no confirman
su asistencia o se inscriben a última hora. Esto es algo con lo que hay que
contar y cuanto mejor conozcamos el número de personas que van a asistir, en
la medida de lo posible, mejor, porque así evitaremos este tipo de situaciones.
Pero los
imprevistos ocurren siempre y un buen organizador debe tener capacidad de
reacción y solución. Ocurrió en ambos casos: para remediar el caso de la sala medio vacía, recondujeron a la gente para que se juntar en la primera mitad de la sala,
pudiendo tapar con unos paneles la segunda, y habilitaron rápidamente otra sala
a la que nos trasladaron antes de la segunda ponencia.
Se insiste mucho en que tenemos que controlar y
predecir lo impredecible, y… ¿qué hay más impredecible que las personas?
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