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3 may. 2016

Eventos con salas medio vacías

Protocolo, Comunicación e Imagen Corporativa. Universidad de A Coruña

Post de Paula Romero

Dos de los aspectos más importantes que incluyen los eventos responden a las preguntas de ¿cuándo? y ¿dónde?, es decir, el tiempo y el espacio en el que ocurren. Como ya hemos visto en clase, la escenografía juega un papel clave en la comunicación; es el aspecto visual del mismo. Por ello, se deben cuidar todos los detalles que tienen que ver con él: limpieza, orden, luz, distribución de mesas… y el aforo de la sala. ¿A quién no le ha pasado: ir a un evento y encontrarse la sala medio vacía?

A mí me ha pasado ya en dos ocasiones diferentes: estar en una sala con aforo para 550 personas y no llegar ni a las 200. ¿El resultado? Un auditorio visualmente medio vacío, que no medio lleno, porque la sensación que da es más bien negativa, como si el evento no fuera realmente importante, y lo que pasa en realidad es que la capacidad de la sala no era la adecuada. Pero, por otro lado también puede pasar lo contrario y encontrarnos una sala abarrotada, con gente que tiene que quedarse de pie porque no hay sitio para todos, aun habiendo dispuesto sillas adicionales.

Controlar y conocer el número exacto de asistentes es muy complicado. Aun pidiéndolo expresamente, hay personas que no confirman su asistencia o se inscriben a última hora. Esto es algo con lo que hay que contar y cuanto mejor conozcamos el número de personas que van a asistir, en la medida de lo posible, mejor, porque así  evitaremos este tipo de situaciones. 

Pero los imprevistos ocurren siempre y un buen organizador debe tener capacidad de reacción y solución. Ocurrió en ambos casos: para remediar el caso de la sala medio vacía, recondujeron a la gente para que se juntar en la primera mitad de la sala, pudiendo tapar con unos paneles la segunda, y habilitaron rápidamente otra sala a la que nos trasladaron antes de la segunda ponencia.


Se insiste mucho en que tenemos que controlar y predecir lo impredecible, y… ¿qué hay más impredecible que las personas?  

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